小田原市自治会総連合

　現在、新型コロナウイルス感染症に関しては、その感染拡大防止の観点から、諸行事の中止や延期などの措置が取られているところです。
　自治会が開催する総会等に関しましても、新型コロナウイルス感染拡大防止の手法として、自治会員が一堂に集まることなく、書面表決によって議決を採ることが有効と考えられます。

【書面表決の進め方】
　一例になりますが、書面表決の進め方をお知らせします。　
　認可地縁団体（法人格のある自治会）におかれましては、年1回の総会が必須となっていますので、ご参照ください。　
　なお、一般の自治会におかれましては、特別の規定がない限り、各団体において総会の進め方をご判断ください。
　
　１.「総会の開催案内」、「議案」、「書面表決」を自治会の会員に配布する。
　２.会員から「書面表決書」を提出してもらう。
　３.集めた書面表決書を役員等で集計する。
　４.総会（書面議決）を開催する。
　５.会員に総会の結果を回覧等でお知らせする。

【書面表決に関する書類のサンプル】
　参考までに書面表決に関する書類のサンプルを掲載します。
　なお、それぞれのサンプルは各自治会の実情に合わせ、自由に加工してお使いください。